Zautomatyzuj obieg materiałów – poznaj zalety elektronicznego obiegu firmowej dokumentacji

Niemalże każda firma – bez względu na rodzaj obsługiwanej branży – stawia sobie za priorytet rozwój prowadzonej działalności. Niestety, osiągnięcie tego celu nie jest proste; zwłaszcza w sytuacji, gdy nie jesteś w stanie jednoznacznie wskazać przyczyny, która hamuje progres twojego biznesu. W takiej sytuacji warto zastanowić się nad tym, jak wygląda… obieg firmowych materiałów. Dlaczego warto się przyjrzeć wspomnianemu procesowi i co ma wspólnego obieg dokumentacji z rozwojem biznesu? Czemu automatyzacja obiegu materiałów przyczynia się do poprawy funkcjonowania całej działalności? Odpowiedzi na te i wiele innych pytań dotyczących systemów do automatyzacji dokumentacji znajdziesz w poniższym artykule.

Jak wygląda ręczny obieg dokumentów?

Obieg dokumentów w firmie to sposób, w jaki informacje przekazywane są pomiędzy różnymi działami i jednostkami organizacyjnymi, które są zaangażowane w realizację procesów biznesowych. Obieg dokumentów wywiera ogromny wpływ zarówno na jakość i efektywność pracy, jak i bezpieczeństwo oraz porządek informacji.

Dawniej jedyną, możliwą formą w jakiej odbywał się obieg dokumentów była forma ręczna. Ręczny obieg dokumentów opiera się oczywiście na fizycznym przekazywaniu dokumentów papierowych od jednego pracownika do drugiego, zgodnie z ustalonymi procedurami i zasadami. Tym samym ręczny obieg dokumentów wymaga często wielu kroków, takich jak rejestrowanie dokumentu, podpisywanie, wysyłanie, odbieranie, sprawdzanie, akceptowanie, archiwizowanie itp. Naturalnie każda z wymienionych czynności musi zostać wykonana ręcznie, a zatem wymaga poświęcenia konkretnej ilości czasu. Ręczny obieg dokumentów jest również podatny na błędy oraz utratę danych. Ta druga ewentualność związana jest z ryzykiem zagubienia czy też zniszczenia dokumentacji. Poza tym w przypadku klasycznego obiegu materiałów firmowych monitorowanie procesu czy też kontrola jego aktualnego stanu jest wyjątkowo problematyczna, a w przypadku większych przedsiębiorstw – niemalże niemożliwa.

Jaki wpływ na funkcjonowanie firmy wywiera obieg dokumentów? 

Wielu przedsiębiorców nie jest świadomych siły wpływu, jaki obieg materiałów może wywierać na funkcjonowanie ich przedsiębiorstwa. Tymczasem w praktyce opisywany proces dotyka dosłownie wszystkich aspektów działalności, począwszy od sprzedaży poprzez zakupy, produkcję, logistykę czy księgowość, a skończywszy na dziale kadr, marketingu itp. Obieg materiałów wpływa nie tylko na szybkość i jakość realizowanych zadań, ale także na komunikację i współpracę między pracownikami i działami, na przestrzeganie przepisów i standardów, na ochronę danych i wizerunek firmy. W praktyce więc ma on bezpośrednie przełożenie na zadowolenie klientów i partnerów, a zatem na finalny efekt biznesowy.

Gdy obieg dokumentów jest kiepskiej jakości, może to prowadzić do wielu negatywnych konsekwencji, takich jak: opóźnienia i błędy w realizacji zamówień, faktur, umów, raportów itp., utrata lub uszkodzenie dokumentów, niezgodność z prawem i normami jakości, niska wydajność i motywacja pracowników, niezadowolenie, a nawet utrata klientów i partnerów biznesowych, odczuwalne straty finansowe czy też ryzyko utraty dobrej reputacji, na którą przecież firmy nierzadko pracują całymi latami.

Workflow – sposób na rozwiązanie problemu ręcznego obiegu materiałów

System workflow to rozwiązanie informatyczne, które służy do automatyzacji i usprawnienia obiegu dokumentów w firmie. Rozwiązanie pozwala na definiowanie i zarządzanie procesami biznesowymi, które składają się z sekwencji zadań i aktywności, wykonywanych przez ludzi lub systemy, zgodnie z określonymi regułami i warunkami.

Systemy workflow pojawiły się w latach 70. XX wieku, jako odpowiedź na rosnące zapotrzebowanie na optymalizację i integrację procesów biznesowych w dużych organizacjach. Początkowo były one oparte na technologii przesyłania wiadomości między systemami i aplikacjami. W latach 80. i 90. systemy workflow zaczęły wykorzystywać graficzne narzędzia do modelowania i symulacji procesów, a także zintegrowane środowiska programistyczne do tworzenia i uruchamiania aplikacji. W latach 2000. (i później) systemy workflow stały się bardziej elastyczne, skalowalne i dostępne, dzięki rozwojowi technologii internetowych, chmurowych i mobilnych. Obecnie systemy workflow są szeroko stosowane w różnych branżach i sektorach, takich jak: bankowość, ubezpieczenia, administracja publiczna, edukacja, zdrowie, handel, usługi itp.

Zalety programów do automatyzacji obiegu materiałów

No dobrze ale czemu – konkretnie – warto sięgnąć po system workflow?

• Oszczędność czasu i kosztów – systemy workflow zmniejszają czas i nakłady potrzebne do realizacji procesów biznesowych, poprzez eliminację zbędnych kroków, uproszczenie procedur, automatyzację zadań, redukcję papierologii, ograniczenie błędów i poprawek itp. Systemy workflow pozwalają również na lepsze wykorzystanie zasobów ludzkich i technicznych, poprzez optymalizację obciążenia pracy, równoważenie obciążenia, delegowanie zadań, współdzielenie informacji itp.
• Większa efektywność i produktywność – systemy workflow zwiększają efektywność i produktywność pracy, poprzez usprawnienie komunikacji i współpracy między pracownikami, działami i jednostkami organizacyjnymi, ułatwienie dostępu i wymiany informacji, zapewnienie przejrzystości i śledzenia stanu procesów, ujednolicenie standardów i jakości wykonywanych zadań, zwiększenie elastyczności i skalowalności procesów, umożliwienie szybkiego dostosowania się do zmian i potrzeb rynku itp.
• Wyższa jakość i satysfakcja – systemy workflow poprawiają jakość i satysfakcję z pracy, poprzez podniesienie poziomu profesjonalizmu i kompetencji pracowników, zwiększenie ich motywacji i zaangażowania, ułatwienie im rozwoju i szkolenia, zapewnienie im lepszych warunków i narzędzi pracy, zwiększenie ich autonomii i odpowiedzialności, umożliwienie im łatwiejszego rozwiązywania problemów i podejmowania decyzji itp. Systemy workflow wpływają również na poprawę jakości i satysfakcji klientów i partnerów, poprzez skrócenie czasu realizacji zamówień, usług, projektów itp., zwiększenie ich niezawodności i bezpieczeństwa, zapewnienie im lepszej obsługi i komunikacji, zwiększenie ich lojalności i zaufania itp.
• Mniejsze ryzyko i lepsza kontrola – systemy workflow zmniejszają ryzyko i poprawiają kontrolę nad procesami biznesowymi, poprzez zapewnienie zgodności z prawem i normami jakości, zapobieganie utracie lub uszkodzeniu danych, zabezpieczenie danych przed nieuprawnionym dostępem i modyfikacją, wykrywanie i eliminowanie nieprawidłowości i zagrożeń, zapewnienie ciągłości i odzyskiwania danych, tworzenie kopii zapasowych i archiwów danych, generowanie raportów i statystyk, umożliwienie analizy i oceny procesów itp.

W jakich branżach/firmach sprawdzi się system workflow?

System workflow sprawdzi się w każdej branży i firmie, która ma do czynienia z dużą ilością dokumentów i procesów biznesowych. Co istotne to fakt, że ten typ aplikacji z powodzeniem może być dostosowany do specyfiki i potrzeb każdej organizacji, niezależnie od jej wielkości, profilu i struktury. Niektóre z branż i firm, które mogą skorzystać z systemu workflow, to:

• księgowość – system workflow może usprawnić procesy związane z fakturowaniem, rozliczaniem, księgowaniem, raportowaniem i audytem;
• prawo – system workflow może usprawnić procesy związane z tworzeniem, podpisywaniem, wysyłaniem i archiwizacją umów, pism, wniosków i innych dokumentów prawnych;
• kadry – system workflow może usprawnić procesy związane z rekrutacją, zatrudnianiem, szkoleniem, ocenianiem i wynagradzaniem pracowników;
• logistyka – system workflow może usprawnić procesy związane z zamawianiem, dostarczaniem, magazynowaniem i inwentaryzacją towarów;
• marketing – system workflow może usprawnić procesy związane z planowaniem, realizacją i oceną kampanii reklamowych, promocyjnych i badawczych;
• produkcja – system workflow może usprawnić procesy związane z projektowaniem, wytwarzaniem, testowaniem i kontrolą jakości produktów;
• zdrowie – system workflow może usprawnić procesy związane z rejestracją, diagnozowaniem, leczeniem i dokumentowaniem pacjentów;
• edukacja – system workflow może usprawnić procesy związane z rekrutacją, nauczaniem, ocenianiem i dokumentowaniem uczniów i studentów.

Obieg dokumentów w firmie to proces, który ma kluczowe znaczenie dla jej funkcjonowania i rozwoju. Wpływa on na efektywność, bezpieczeństwo, przestrzeganie przepisów i komunikację w firmie. Klasyczny (ręczny) obieg dokumentów jest rozwiązaniem czaso- i pracochłonnym, a tym samym ma on sporą ilość wad, które ograniczają jego możliwości i narażają firmę na ryzyko. System workflow to rozwiązanie informatyczne, które służy do automatyzacji i usprawnienia obiegu dokumentów w firmie. Narzędzia tego rodzaju sprawdzą się w każdej branży i firmie, która chce poprawić swoją działalność i konkurencyjność. Jeśli więc Twoim celem jest rozwój przedsiębiorstwa i zwiększenie osiąganych efektów biznesowych, to aplikacja typu workflow z całą pewnością sprosta Twoim wymaganiom.