W obliczu nieustannie ewoluującego rynku, optymalizacja procesów biznesowych staje się niezbędna do zachowania przewagi konkurencyjnej. Właśnie w tym kontekście, system zarządzania przepływem pracy i fakturami zakupowymi odgrywa kluczową rolę w podnoszeniu efektywności przedsiębiorstwa. Implementacja zautomatyzowanego systemu zarządzania fakturami zakupowymi przyczynia się do przyspieszenia procesu płatności, minimalizacji pomyłek, zwiększenia transparentności operacji oraz zapewnienia solidniejszej kontroli nad wydatkami. Efekty te bezpośrednio wpływają na poprawę płynności finansowej i mogą generować znaczne oszczędności. Jednym z narzędzi służących do optymalizacji procesów biznesowych jest Workflow Simply Mobile Plus. Naturalnie aby program przyniósł nam oczekiwane korzyści, w pierwszej kolejności powinniśmy opanować obsługę opisywanego narzędzia. Jak więc efektywnie korzystać z Simply Mobile Plus?
Pracę z Simply Mobile Plus rozpoczynamy od zalogowania się do systemu. Warto dodać, że program oferuje opcję synchronizacji z kontami domenowymi lub kontami autoryzacji. W przypadku udostępniania danych poza organizację, zalecane jest stosowanie bezpiecznego logowania dwuskładnikowego.
Interfejs Simply Mobile Plus jest dostosowywany do indywidualnych potrzeb każdego użytkownika. System umożliwia szczegółowe zarządzanie uprawnieniami, które mogą być przydzielane nie tylko na poziomie organizacyjnym, ale także w kontekście dokumentów, funkcji procesowych, a nawet lokalizacji geograficznych firmy, takich jak oddziały w różnych miastach. Ponadto, użytkownicy mogą otrzymać uprawnienia do specyficznych obszarów działalności, w tym do poszczególnych działów w ramach danej lokalizacji.
Panel Użytkownika
Dla pracownika odpowiedzialnego za rejestrowanie faktur kosztowych, interfejs startowy Simply Mobile Plus prezentuje się jako prosty formularz z możliwością ręcznego wprowadzania faktur. Oczywiście system został również wyposażony w funkcję automatycznego pobierania faktur z KSeF oraz integrację z narzędziami OCR, co eliminuje konieczność manualnego wprowadzania danych. Panel użytkownika oferuje również dostęp do bocznego menu, które umożliwia zarówno dodawanie nowych dokumentów, jak i przeglądanie wszystkich faktur. Użytkownik może również zarządzać swoimi urlopami oraz personalizować wygląd swojego profilu, w tym awatar, układ i kolorystykę aplikacji.
Załóżmy, że chcemy przydzielić użytkownikowi dostęp do określonych miast oraz wszystkich działów w ramach tych miast. W tym celu administrator musi zalogować się do systemu, przejść do sekcji uprawnień, wyszukać pracownika i odpowiednio dostosować jego uprawnienia. Administrator ma również możliwość zarządzania uprawnieniami do poszczególnych funkcji pracownika, w tym dostępem do panelu analizy danych z opcją filtrowania.
Rejestracja faktur
Rejestracja faktur ogólnych w Simply Mobile Plus może przebiegać manualnie lub automatycznie, z wykorzystaniem technologii OCR. Proces manualnej rejestracji zależy od typu faktury i zazwyczaj obejmuje sześć kroków: numer faktury, wybór dostawcy, wybór MPK, dodawanie linie do faktury, waluta i kurs wymiany oraz załączniki. Po zakończeniu procesu, dane są archiwizowane i dostępne dla osób zarządzających fakturowaniem.
Rejestracja faktur do zamówienia różni się tym, że po wyborze dostawcy, użytkownik może również wybrać otwarte zamówienia związane z tym dostawcą i modyfikować pozycje na fakturze. Z kolei rejestracja faktur projektowych dodatkowo obejmuje wybór projektu lub budżetu.
Mobilna rejestracja faktury
W sytuacji, gdy dostęp do komputera jest ograniczony, Simply Mobile Plus oferuje uproszczony proces rejestracji za pomocą urządzeń mobilnych. Użytkownik może dodać fakturę, wprowadzić jej opis i dołączyć załącznik, np. zdjęcie faktury. Mobilna wersja aplikacji ułatwia również przypisanie kosztów do konkretnego pracownika i jest dostępna zarówno w biurze, jak i poza nim, co jest szczególnie przydatne w przypadku intensywnej pracy.
Zarządzanie uprawnieniami
W Simply Mobile Plus, administrator ma możliwość precyzyjnego dostosowania uprawnień pracowników. Proces ten jest intuicyjny i odbywa się poprzez panel administracyjny, gdzie można przypisać lub odebrać uprawnienia do konkretnych funkcji, dokumentów, czy nawet lokalizacji geograficznych w obrębie firmy. Dzięki temu, możliwe jest stworzenie spersonalizowanego środowiska pracy dla każdego użytkownika, zgodnie z jego rolą i potrzebami.
Bezpieczeństwo danych w Simply Mobile Plus jest priorytetem. System zapewnia zaawansowane opcje kontroli dostępu, które pozwalają na szczegółowe zarządzanie uprawnieniami użytkowników. Dzięki temu, możliwe jest zapewnienie, że tylko upoważnione osoby mają dostęp do wrażliwych danych. Administratorzy mogą łatwo monitorować aktywność w systemie, co pozwala na szybką reakcję w przypadku wykrycia nieautoryzowanego dostępu.
Analiza Danych
Nowoczesny interfejs Simply Mobile Plus zawiera również dashboard analityczny, który umożliwia użytkownikom głęboką analizę danych. Filtracja danych pozwala na szybkie wyodrębnienie potrzebnych informacji, co jest nieocenione przy podejmowaniu strategicznych decyzji biznesowych.
Simply Mobile Plus to elastyczne rozwiązanie, które z powodzeniem można dostosować do indywidualnych wymagań każdej firmy. Użytkownicy (posiadający funkcję administratora) mają pełną kontrolę nad procesem rejestracji faktur, mogąc samodzielnie określić liczbę etapów oraz rodzaj informacji wymaganych w formularzu. Dzięki temu, każda faktura może być przetwarzana zgodnie z unikalnymi potrzebami przedsiębiorstwa, przechodząc przez różnorodne etapy weryfikacji, od bezpośredniego przekazania do księgowości po szczegółową kontrolę przez różne działy.
Interfejs Simply Mobile Plus umożliwia łatwe i intuicyjne zarządzanie przepływem dokumentów. Umożliwia to funkcja „drag and drop” czyli przeciągnij i upuść. Tym samym – nie posiadającc specjalistycznej wiedzy z zakresu IT – administrator może dowolnie zmieniać schemat przepływu danych. Warto podkreślić, iż funkcja ta dostępna jest wyłącznie z poziomu administratora, co zapewnia bezpieczeństwo i pełną kontrolę nad procesem.
Zapisane ścieżki obiegu dokumentów są archiwizowane, co umożliwia łatwe ponowne wdrożenie wcześniej używanych konfiguracji bez konieczności ich ponownego tworzenia od podstaw.
Analiza danych
Moduł analizy faktur w Workflow Simply Mobile Plus pozwala użytkownikom na efektywną selekcję i analizę danych finansowych. Możliwość filtrowania faktur według typu i prezentacji danych w formie graficznej lub tabelarycznej ułatwia dostosowanie analizy do bieżących potrzeb. Dodatkowo, integracja z MS Excel pozwala na eksport danych do dalszej analizy. Simply Mobile Plus oferuje również możliwość analizy danych kontrahentów, co może być wykorzystane do tworzenia prezentacji biznesowych.
Integracja i współpraca
SimplyMobile Plus oferuje szerokie możliwości integracji z innymi systemami używanymi w firmie, co zwiększa jego funkcjonalność i ułatwia współpracę między różnymi działami. System może być połączony z programami księgowymi, CRM, a także z innymi narzędziami, które wspierają zarządzanie projektami i procesami biznesowymi. Integracja ta umożliwia płynny przepływ informacji i automatyzację wielu procesów, co przekłada się na wyższą efektywność pracy.
Podsumowując, Workflow SimplyMobile Plus to kompleksowe rozwiązanie, które usprawnia procesy biznesowe, zapewniając efektywność i elastyczność w zarządzaniu fakturami zakupowymi. System ten nie tylko przyspiesza przetwarzanie płatności i poprawia kontrolę nad wydatkami, ale także oferuje zaawansowane narzędzia do analizy danych i zarządzania uprawnieniami, co czyni go niezastąpionym narzędziem w nowoczesnym przedsiębiorstwie.
