W dzisiejszym dynamicznie zmieniającym się świecie biznesu, efektywne zarządzanie przepływem pracy i kontrola wydatków projektowych stały się kluczowe dla utrzymania konkurencyjności i zapewnienia zrównoważonego rozwoju organizacji. Systemy workflow, które integrują procesy biznesowe z mechanizmami akceptacji wydatków, odgrywają nieocenioną rolę w osiąganiu tych celów. W praktyce oznacza to, że wspomniane, nowoczesne rozwiązania, mogą przyczynić się do zwiększenia przejrzystości finansowej, optymalizacji alokacji zasobów i poprawy efektywności operacyjnej. Jednym z tego rodzaju narzędzi jest system workflow Simply Mobile Plus.
Definicja projektów z uwzględnieniem podziału na budżety
Program workflow Simply Mobile Plus, to narzędzie umożliwiające między innymi efektowne rozliczanie wydatków. Jak to wygląda w praktyce? Po zalogowaniu do systemu, po lewej stronie ekranu głównego znajduje się menu związane z rozliczaniem wydatków oraz dodatkowo dokumentację. Dzięki temu użytkownik jest w stanie podejrzeć strukturę wybranych projektów oraz innych rzeczy związanych z ewidencją dotyczącą dokumentacji. W przypadku rozliczenia wydatków ekran główny (tzw. powitalny) podzielony jest na kilka sekcji, takich jak Złożone wnioski, wydatki do uzupełnienia, Kalendarz wydatków oraz Rozliczone do akceptacji. Pierwsza z sekcji tj. Złożone wnioski dotyczy zgłoszonych wniosków oczekujących na akceptację. W momencie pojawienia się konieczności poniesienia wydatków przez danego pracownika, powinien on złożyć odpowiedni wniosek. Po kliknięciu w ikonę „Nowy wniosek” program wyświetli formularz złożony z czterech kroków:
Krok 1: Wybierz projekt budżetu;
Krok 2: Opisz cel wydatków;
Krok 3: Konfigurowalny krok;
Krok 4: Podsumowanie.
Definicja typu i schematu akceptacji wydatków
W pierwszym kroku odnosimy się do wybranego, uprzednio przeprocesowanego (zaakceptowanego) budżetu. Po wybraniu takowego przechodzimy do kroku 2 czyli opisu celu wydatków. W wyświetlone przez program okienko należy wpisać tytułowy cel wydatków np. kolejny wyjazd służbowy do klienta. Kolejny krok odnosi się do określenia wydatków. W tym przypadku program wyświetli dwa pola, które należy uzupełnić. Pierwsze z nich odnosi się do wysokości wydatków. Jak wskazuje na to już sama nazwa, w okienko należy wpisać kwotę poniesionego wydatku czyli np. 600,00 PLN. Z kolei drugie z pól (określone jako Planowany termin) odnosi się do dnia, w którym poniesiony został opisywany wydatek. Po kliknięniu na drugą rubryczkę program wyświetli kalendarz umożliwiający wybór właściwej daty. Krok czwarty czyli Podsumowanie obejmuje wyświetlenie planszy zawierającej wszystkie, uprzednio wprowadzone dane.
Rejestracja wniosku o wydatek ze wskazaniem budżetu
Tak wypełniony wniosek trafia natychmiast do sekcji „Złożone wnioski” widocznej na ekranie powitalnym. Warto dodać, iż wymienione uprzednio, inne sekcje widoczne na planszy startowej, informują użytkownika o kolejnych etapach, na których znajduje się dany dokument. Warto dodać, iż terminy kolejnych wydatków mogą zostać zwizualizowane w formie kalendarza, który również wyświetlony będzie na ekranie startowym. Wszystkie wnioski mogą być również prezentowane zbiorczo, tj. w postaci czytelnej tabelki. W takim przypadku możemy filtrować wnioski na np. zaakceptowane, rozliczony, do rozliczenia etc.
Obsługa procesu akceptacji
W momencie, gdy wniosek trafi do akceptacji wyświetlony zostanie on w postaci jednego z oken tabeli. W takim przypadku pracownik akceptujący dany wniosek musi jedynie go wskazać, a następnie zaakceptować (klikając na przycisk „akceptuj”). Naturalnie przed zaakceptowaniem wniosku ma on możliwość zapoznania się z jego treścią. Wówczas wyświetlone zostaną dane wprowadzone przez pracownika składającego wniosek. Po wciśnięciu ikony „akceptuj” wniosek trafia do sekcji Wydatki do uzupełnienia. Rubryki konieczne do uzupełnienia to między innymi Numer zamówienia, Opis pozycji (np. paliwo), Wartość netto, Projekt, Podatek VAT, Wartość brutto, Ogólna ilość, Rodzaj kosztu, MPK etc. Po uzupełnieniu potrzebnych nam rubryk wystarczy jedynie kliknąć na ikonę Zapisz, zachowując tym samym wprowadzone dane.
W tym momencie warto dodać, że priorytetem przyświecającym tworzeniu dział Rozliczenia programu Simple Mobile Plus jest maksymalne uproszczenie procesu pozyskiwania danych powstałych na skutek ponoszenia wydatków służbowych. W tym też celu stworzona została mobilna wersja narzędzia Simple Mobile Plus. Obsługa aplikacji mobilnej jest niezwykle prosta i intuicyjna. W tym przypadku po kliknięciu na ikonę Rozlicz wydatki wystarczy jedynie dodać zdjęcie wymaganego dokumentu do rozliczenia, czyli na przykład zdjęcie paragonu, faktury etc. W ramach danego wydatku użytkownik ma możliwość dodania nieograniczonej ilości zdjęć. Co istotne to fakt, że osoba rozliczająca dany wydatek ma możliwość dodanego zdjęcia, a zatem może je odpowiednio powiększyć lub obrócić. Przygotowany w ten sposób dokument może podlegać dalszemu procesowi akceptacji.
Jedną z najważniejszych zalet programu workflow Simple Mobile Plus jest czytelność i przejrzystość, dzięki której korzystanie z opisywanego narzędzia staje się wręcz dziecinnie proste. Idealnym przykładem potwierdzającym wspomniany fakt jest widok wyświetlany po kliknięciu na dany wniosek. Po wejściu w zakładkę Rekort wyświetlone zostają bowiem zarówno zdjęcia dokumentacji (np. faktur; załączone przez użytkownika składającego wniosek), jak i dodatkowe informacje dotyczące opisywanego wniosku m.in. data utworzenia wniosku, ścieżka którą wniosek przeszedł czy też kwota budżetu. W praktyce oznacza to więc, że wszystkie niezbędne informacje zgromadzone są w jednym miejscu. Dzięki temu użytkownik nie musi na własną rękę przeglądać licznych zakładek w celu wydobycia potrzebnych mu danych. Co więcej, we wspomnianym miejscu można także dopisywać nowe informacje, dzięki czemu pracownik nie musi tracić czasu na wysyłanie maili czy wykonanie telefonu do innego działu, bowiem pozostali (posiadający odpowiednie uprawnienia) użytkownicy mają wgląd we wspomniany arkusz.
Aby oszczędzić czas oraz maksymalnie uprościć pracę, program Simply Mobile Plus umożliwia podgląd dokumentów bez konieczności otwierania danego wniosku. Jak to wygląda w praktyce? Otóż w tabeli zbiorczej (gdzie widoczne są wszystkie projekty) po lewej stronie znajdują się ikony pozwalające na podejrzenie załączonych dokumentów czy t eż dodanych komentarzy.
Automatyzacja procesu kontroli
Automatyzacja procesu kontroli opiera się na działaniach skupionych na jak najefektywniejszym zarządzaniem dokumentacją. Mowa nie tylko o czynnościach wykonywanych automatycznie przez program ale także możliwości sortowania, filtrowania czy też grupowania potrzebnej nam dokumentacji. Program Simple Mobile Plus pozwala na sumowanie budżetów z uwzględnieniem kategorii wniosków (np. Sumowanie budżetu wniosków rozliczonych, sumowania budżetu wniosków do rozliczenia, sumowanie budżetu wniosków zaakceptowanych etc.). Ten sposób uszeregowania danych pozwala zarówno na dokonanie szybkiej analizy zgromadzonych informacji, jak i przedstawienie ich w postaci czytelnego wykresu. Jak to zrobić? Wystarczy jedynie zaznaczyć interesujące nas kolumny danych, a następnie – po kliknięciu na lewy przycisk myszy – wybrać kolejno Wykresy, a następnie wskazać interesujący nas rodzaj wykresu (np. kolumnowy, słupkowy, kołowy, liniowy etc.). A co w przypadku, gdy dany użytkownik przyzwyczajony jest np. do pracy w dokumencie Excel? To także nie problem bowiem system workflow Simple Mobile Plus, umożliwia eksport danych do wspomnianego Excela. Aby tego dokonać wystarczy jedynie kliknąć na przycisk znajdujący się w prawym dolnym rogu tabeli (ikona strzałki skierowanej w dół) i gotowe!
Każdy nowo utworzony wniosek może przechodzić przez kolejne etapy akceptacji. Przykładowa ścieżka takiego dokumentu może prezentować się następująco: Wniosek -> Nowy -> Akceptuj -> Zaakceptowany -> Do rozliczenia -> W trakcie rozliczania -> Potwierdzam -> Rozliczony. Po przygotowaniu wniosku zyskuje on status Nowy, po czym trafia do Akceptacji. Po jego zaakceptowaniu wniosek kierowany jest do rozliczenia. W momencie rozpoczęcia rozliczania uzyskuje status W trakcie rozliczania. Po dokonaniu tej czynności zostaje on Potwierdzony, a następnie uzyskuje ostatni z możliwych statusów czyli Rozliczony.
Oczywiście aplikacja mobilna systemu Simply Mobile Plus umożliwia nie tylko rozliczanie wydatków ale także dodanie innych, użytecznych funkcji, które w ramach workflow również są obsługiwane. Wszystko po to, aby użytkownik miał możliwość szybkiego, bezproblemowego wprowadzenia istotnych dla firmy informacji. Przykładową funkcją tego rodzaju są Szkolenia. Szkolenia dotyczą – jak sama nazwa wskazuje – szkoleń przeprowadzanych cyklicznie dla pracowników. Funkcja umożlliwia również dodawanie istotnych dla pracowników informacji np. dotyczących pracy przy komputerze (jak często należy odchodzić od urządzenia, jakie ćwiczenia wykonywać aby praca nie wpłynęła negatywnie na stan zdrowia etc.) Zakończeniem takiej instrukcji może być test potwierdzający znajomość informacji zawartych w nadmienionym dokumencie. Po odbyciu takiego zdalnego szkolenia, informacja o pozytywnym/negatywnym ukończeniu testu może zostać automatycznie przesłana przez system do uprawnionej do tego osoby. Oczywiście wspomniana funkcja stanowi jedynie przykład szerokich możliwości systemu Simply Mobile Plus. W praktyce bowiem funkcjonalność systemu uzależniona jest od zgłoszonych potrzeb danego przedsiębiorstwa.
Kontrola i zarządzanie budżetem wydatków w odniesieniu do ich wykorzystania
Zdecydowana większość firm każdego dnia przyjmuje zamówienia na oferowane przez nią produkty bądź usługi. Naturalne wykonanie zleconej pracy wymaga poniesienia kosztów związanych z realizacją zgłoszonego zapotrzebowania. Naturalnie wspomniane koszty będą podlegać późniejszemu rozliczeniu. Z tego względu zgłoszone zamówienie może zostać utworzone (po wybraniu ikony Zamówienia widocznej w lewym, bocznym pasku programu), a następnie powiązane z Budżetem. Tym samym będzie ono – podobnie jak składane wnioski – przechodzić ścieżkę Akceptacji. Opisywany obszar konfiguracji może być także odnoszony do różnych etapów. Możemy zatem analizować taki budżet w kontekście wskazanych okresów rozliczeniowych, jak i przez pryzmat rozliczonych faktur, zamówień zatwierdzonych etc. Naturalnie konkretne filtry umożliwiające analizę takiego zamówienia mogą zostać bezpośrednio dopasowane do potrzeb danego przedsiębiorstwa.
Jak widać na powyższym przykładzie, program workflow Simply Mobile Plus umożliwia wielopoziomowe, jak i wieloetapowe analizowanie wprowadzonych budżetów. Dzięki temu posiadamy pełną kontrolę nad ponoszonymi wydatkami. Dodatkowo użyteczna i niezwykle prosta w obsłudze aplikacja mobilna, pozwala na wprowadzanie potrzebnych danych na bieżąco (np. natychmiast po poniesieniu danego kosztu). Dane te mogą obejmować zarówno teści wprowadzone przez użytkownika, jakie i dodawane przez niego zdjęcia (np. zdjęcie faktury etc.).
