Jednym z filarów efektywnego funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa, jest sprawny obieg dokumentów. Odpowiednio zorganizowany obieg dokumentacji przyczynia się do skrócenia czasu obsługi konkretnych spraw, a ponadto przyspiesza proces lokalizacji potrzebnych dokumentów. W związku z powyższym niezwykle istotne jest, aby przedsiębiorstwo kładło duży nacisk na optymalizację opisywanego procesu. Przepływ dokumentów powinien odbywać się w sposób precyzyjny, pozbawiony przestojów czasowych i możliwie jak najprostszy. Ważne, aby dokumenty trafiały wyłącznie do tych pracowników/działów, w których są one wykorzystywane. Równie istotną rolę odgrywa kontrola procesów obiegu dokumentów (przeprowadzana na bieżąco), uwzględniająca okresową weryfikację instrukcji obiegu dokumentów. Jak osiągnąć i – co najistotniejsze – utrzymać opisany powyżej stan przepływu dokumentacji?
Kontrola dokumentów księgowych – merytoryczna, formalna, rachunkowa
Właściwie przeprowadzona kontrola dokumentów księgowych powinna uwzględniać zarówno aspekt merytoryczny, formalny, jak i rachunkowy.
- Kontrola formalna – polega na sprawdzeniu, czy dokument spełnia wymogi prawne i formalne, (takie jak data, numer, nazwa i adres kontrahenta, podpis osoby uprawnionej, pieczęć jednostki itp.), w tym czy jego zawartość jest zgodna z przepisami prawa bilansowego. W praktyce uwzględnia m.in. identyfikację osób biorących udział w zdarzeniu gospodarczym, weryfikację danych ważnych z punktu widzenia potwierdzonego zdarzenia (nadany numer, data dokumentu, data operacji, opis słowny) czy kontrolę w aspekcie przejrzystości, kompletności, czytelności opisu zdarzenia gospodarczego.
- Kontrola merytoryczna – weryfikuje, czy dokument odzwierciedla faktycznie dokonaną operację gospodarczą, czy został wystawiony przez odpowiedni podmiot, czy operacja gospodarcza została wykonana przez upoważnione do tego osoby, była zaplanowana i stanowiła element właściwego funkcjonowania przedsiębiorstwa, czy informacje znajdujące się w dokumencie odpowiadają stanowi faktycznemu, czy została zawarta umowa, a zastosowane ceny i stawki odpowiadają tym, uwzględnionym w przepisach obowiązujących w danym zakresie, czy zdarzenie gospodarcze odbyło się w sposób zgodny z obowiązującym prawem etc.
- Kontrola rachunkowa – skupia się na sprawdzeniu poprawności obliczeń (w razie wystąpienia błędów zakłada dokonanie ponownych obliczeń wartości wskazanych w dokumencie), zastosowania właściwych stawek podatkowych, kont księgowych, stawek amortyzacji itp. Dodatkowo może obejmować weryfikację tego, czy dowód w obcej walucie został prawidłowo przeliczony na walutę krajową.
Kontrola dokumentów księgowych powinna być wykonywana przez osoby upoważnione i kompetentne, zgodnie z instrukcją obiegu i kontroli dokumentów, która powinna być opracowana i zatwierdzona przez kierownika jednostki. Instrukcja ta powinna określać zasady, tryb i zakres kontroli, a także osoby odpowiedzialne za jej przeprowadzanie i dokumentowanie.
Kontrola dokumentów księgowych, a workflow
Kontrola dokumentów księgowych jest ściśle związana z procesem workflow, czyli przepływem dokumentów i informacji w jednostce. Workflow to zbiór zasad i procedur, które określają, jakie czynności należy wykonać, w jakiej kolejności, przez kogo i w jakim czasie. Workflow ma na celu usprawnienie i zautomatyzowanie procesów biznesowych, zwiększenie efektywności i jakości pracy, a także zmniejszenie kosztów i ryzyka błędów.
SystemWorkflow – tradycyjny czy elektroniczny?
Workflow dokumentów księgowych może być realizowany w różny sposób, w zależności od wielkości i specyfiki jednostki, rodzaju i ilości dokumentów, dostępnych narzędzi informatycznych itp. Można wyróżnić dwa podstawowe sposoby workflow dokumentów księgowych: tradycyjny i elektroniczny.
Workflow tradycyjny – klasyczny obieg dokumentów księgowych opiera się na papierowej formie dokumentacji, która jest fizycznie przekazywana między osobami i działami za pomocą poczty, kuriera, faksu, skanera itp. Taki sposób pracy ma wiele wad, takich jak:
- długi czas realizacji i opóźnienia w dostępie do dokumentów
- ryzyko utraty, uszkodzenia, zniszczenia lub kradzieży dokumentów
- brak kontroli nad stanem i miejscem dokumentów
- trudność w śledzeniu historii i statusu dokumentów
- konieczność przechowywania i archiwizowania dużej ilości papierów
- większe ryzyko błędów i nadużyć
- większe koszty i zużycie zasobów
Workflow elektroniczny – polega na cyfrowym przetwarzaniu i przesyłaniu dokumentów za pomocą elektronicznych systemów zarządzania obiegiem dokumentów. Jest to sposób nowoczesny i zaawansowany, wolny od wad metody tradycyjnej. Taki sposób pracy ma wiele zalet, takich jak:
- szybkość i łatwość realizacji i dostępu do dokumentów
- możliwość jednoczesnego dostępu do dokumentów przez wiele osób i działów
- automatyzacja i standaryzacja procesów
- kontrola i monitorowanie przepływu i statusu dokumentów
- łatwość weryfikacji i poprawiania błędów
- oszczędność miejsca i kosztów przechowywania i archiwizowania dokumentów
- większe bezpieczeństwo i ochrona danych
- mniejsze ryzyko błędów i nadużyć
- mniejsze zużycie zasobów i wpływ na środowisko
Jak widać, elektroniczny obieg dokumentów księgowych jest znacznie lepszy od tradycyjnego pod wieloma względami. Zapewnia on większą efektywność, jakość i niezawodność pracy, a także zmniejsza koszty i ryzyko. Dlatego warto zainwestować w rozwiązania informatyczne, które umożliwiają wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów księgowych w firmie.
