Elektroniczny Obieg Dokumentów
System do zarządzania procesami, w tym obiegiem faktur, pozwala na kontrolę procesów, śledzenie KPI, prawidłowe księgowanie dokumentów.
Wszystkie zadania i procesy w jednym miejscu
W jednym miejscu masz wszystkie informacje dotyczące zadania, widzisz na jakim etapie jest praca. Intuicyjny i panel kontrolny przyśpiesza pracę. Automatyczne raporty i powiadomienia o wszystkich ważnych terminach pozwalają zapanować nad procesami.
System elektronicznego obiegu dokumentów jest rozwiązaniem, które ułatwi pracę w każdej organizacji.
Nasz system jest stworzony przez specjalistów z kilkudziesięcioletnim doświadczeniem w tworzeniu aplikacji do zarządzania procesami.
Dostosujemy rozwiązanie do potrzeb Twojej firmy, abyś mógł w jak największym stopniu poprawić jakość pracy w zespole.
Wśród naszych klientów są przedsiębiorstwa z każdej branży i różnej wielkości.
Cechy naszego rozwiązania do
Elektronicznego Obiegu Dokumentów
Webowy dostęp do archiwum wszystkich dokumentów (pod warunkiem posiadania uprawnień) z każdego miejsca na świecie.
OCR czyli inteligentne skanowanie i rozpoznawanie dokumentów, a także ich kodowanie za pomocą kodów kreskowych.
Zaawansowane narzędzia filtrowania, grupowania, sortowania danych. Szybko znajdziesz każdy potrzebny Ci dokument.
Intuicyjny interfejs umożliwia bezproblemową i wydajną pracę z systemem.
Nowoczesna, intuicyjna technologia oraz graficzna prezentacja obiegu dokumentów umożliwia przejrzyste zarządzanie i kontrolę procesów w firmie.
Nowoczesna technologia w oparciu o wydajne bazy danych. Narzędzie odznacza się wysoką wydajnością i pełną skalowalnością. Obsłuży miliony rekordów!
Wersje programu workflow SimplyMobile+
Zakres procesów
Pełny (sprzedaż, umowy, zamówienia, projekty, zadania, HR, raportowanie)
Obieg faktur zakupowych
Konfiguracja i personalizacja
Wysoka – wielostopniowe akceptacje, role, workflow dowolnie konfigurowalne
Niska – predefiniowane role i obiegi
Rejestracja faktur
Akceptacje faktur
Wielostopniowe
Kierownicy MPK, księgowość
Powiązanie dokumentów
Zamówienia, umowy, projekty
Brak / ograniczone
OCR i automatyka skanowania
Opcjonalnie w rozbudowie
Powiadomienia e-mail
Opcjonalnie
Archiwizacja dokumentów
Raportowanie i dashboardy
Zaawansowane
Ograniczone
Wdrożenie i koszty
Indywidualne, wymaga wdrożenia
Szybkie, 500 zł netto/mies.
Testowanie
Na zapytanie
14 dni darmowego testu
Możliwość rozbudowy
Workflow Enterprise SimplyMobile+
Pełna kontrola procesów
Workflow Enterprise SimplyMobile+ to kompleksowe rozwiązanie do zarządzania dokumentami i procesami w organizacji. System pozwala na pełną automatyzację obiegu dokumentów, akceptacji, zadań projektowych i raportowania.
Obsługiwane procesy:
- Procesy sprzedażowe i handlowe: oferty, akceptacje, konwersja oferty w umowę, rejestracja umów, obsługa aneksów, kontrola terminów.
- Proces obiegu faktur (AP/AR): rejestracja, weryfikacja formalna i merytoryczna, powiązanie faktury z zamówieniem, umową i projektem, archiwizacja, obsługa korekt.
- Proces zamówień: zgłoszenie zapotrzebowania, akceptacja, tworzenie zamówień, kontrola realizacji, powiązanie z projektem, budżetem i fakturą.
- Procesy projektowe: rejestracja projektu, obieg dokumentów projektowych, harmonogramy, kamienie milowe, kontrola kosztów, raportowanie.
- Procesy zadaniowe i kalendarzowe: tworzenie i delegowanie zadań, powiązanie z dokumentami, kontrola terminów, kalendarz zespołu i projektów.
- Procesy organizacyjne i HR: wnioski urlopowe, struktura organizacyjna, nadawanie uprawnień, role i poziomy akceptacji.
- Procesy raportowe i kontrolne: monitorowanie statusów dokumentów, identyfikacja wąskich gardeł, dashboardy i raporty sprzedażowe, kosztowe, projektowe, czasowe.
- Procesy archiwizacji i zgodności: centralne repozytorium, wersjonowanie, kontrola dostępu, historia zmian, wyszukiwanie dokumentów.
Główne obsługiwane dokumenty:
Oferty, Umowy, Zamówienia, Faktury, Projekty, Zadania, Wnioski (zakupowe i urlopowe), Akceptacje i zatwierdzenia, Raportowanie i kontrola.
Korzyści:
- Pełna elastyczność konfiguracji procesów
- Wielostopniowe akceptacje i powiązania między dokumentami
- Zaawansowane raportowanie i kontrola
Workflow Preconfig SimplyMobile+
Szybkie wdrożenie obiegu faktur
Preconfig SimplyMobile+ to gotowy system z wcześniej skonfigurowanymi użytkownikami, rolami i pełnym obiegiem dokumentów. Idealny dla firm, które chcą szybko wdrożyć proces obiegu faktur zakupowych bez wysokich kosztów wdrożenia.
Funkcjonalności systemu:
- Rejestracja faktur zakupowych
- Kierowanie faktur do akceptacji (kierownicy MPK, księgowość)
- Przekazanie dokumentów do księgowości i kontrolingu
- Konfiguracja powiadomień e-mail o nowych fakturach lub przypomnieniach
- Archiwizacja faktur
- Obsługa załączników i skanów, śledzenie etapów i czasu przetwarzania
- Weryfikacja kontrahentów (Biała lista, GUS, CEiDG)
- OCR i automatyzacja skanowania
Korzyści:
- Szybkie wdrożenie i niskie koszty – 500 zł netto/mies.
- Możliwość 14-dniowego darmowego testu
- Możliwość rozbudowy o dodatkowe moduły: projekty, zamówienia, magazyny, planowanie, zlecenia produkcyjne, moduły mobilne i raportowe
Wybrane funkcje naszego programu do
Elektronicznego Obiegu Dokumentów
Zarządzanie obiegiem faktur i zamówień
Uzyskaj pełną kontrolę nad procesami związanymi ze sprzedażą
Definiowanie przepływów, dashboardy
Zarządzaj swoim biznesem i miej pełną kontrolę nad jego rozwojem – wizualizuj kolejne kroki, lokalizuj „wąskie gardła” i twórz czytelne raporty.
Oferty, umowy, dokumentacja i archiwum
Kontrola procesów handlowych – opracuj atrakcyjne oferty, pozyskaj nowych klientów dla swojej firmy, przechowuj dane w formie cyfrowej
Projekty, kalendarz, zadania i kontrola
Zarządzanie projektami i zasobami – przydzielaj zadania i kontroluj pracę swojego zespołu wprost z aplikacji
Struktura organizacyjna i uprawnienia, urlopy
Skalowalność systemu do potrzeb firmy i pełna kontrola nad strukturą organizacyjną
Analiza danych, Definiowanie widoków, Raporty
Samodzielna obsługa programu wraz z możliwością rozbudowy i pełna kontrola nad danymi
Jak wygląda proces wdrażania
Elektronicznego obiegu Dokumentów
Analiza
Spotkania i warsztaty, celem zrozumienia Twoich potrzeb, rozpoznania jak odzwierciedlić proces akceptacji dokumentów w naszym systemie, jakie potrzebujesz raporty, zestawienia, automatyzacje.
Prototyp
Na podstawie analiz i warsztatów tworzymy prototyp rozwiązania dla Ciebie. Prezentujemy rozwiązanie, warsztatujemy wspólnie, żeby jak najlepiej dopasować rozwiązanie do Twoich potrzeb.
Konfiguracja i integracje
Po zaakceptowaniu prototypu, kończymy konfigurację całości rozwiązania, kończymy budowę interfejsów z zewnętrznymi systemami, jak ERP, CRM itp.
Warsztaty i przekazanie wiedzy
Abyś mógł przetestować system przeprowadzamy warsztaty dla Twojego zespołu celem przekazania wiedzy i dokumentacji. Zaraz po tym etapie można rozpocząć testy.
Asysta podczas testów
Po skonfigurowaniu całości rozwiązania i warsztatach możesz przystąpić do testów całości. To testy przed uruchomieniowe. Podczas testów będziesz potrzebował naszego wsparcia, wyjaśnień, czy modyfikacji przed uruchomieniem..
Uruchomienie
System jest zbudowany, przetestowany, a zespół przeszkolony… Zatem czas na uruchomienie produkcyjne przy naszej asyście, a zaraz potem rozpoczęcie kolejnych wdrożeń obejmujących kolejne nie zdigitalizowane obszary firmy.
Integracja z systemami ERP
Istotne jest, by system obiegu dokumentów mógł dostarczać pracownikom kontekstowe informacje pomagające podejmować lepsze decyzje w ramach procesowanych spraw. Jednocześnie w wyniku podjętych działań, tworzone są informacje, które muszą zostać umieszczone również w innych systemach informatycznych wykorzystywanych w firmie. Dlatego zdolność dwukierunkowej integracji jest tak istotna w przypadku tej klasy rozwiązań. Nasze rozwiązanie jest do tego wręcz stworzone, to platforma wyposażona w szereg konektorów, a do tego jesteśmy zespołem doświadczonych konsultantów z wieloletnim doświadczeniem i naprawdę się na tym znamy.
Simply Mobile Plus z łatwością integruje się z systemami ERP (np. SAP, Microsoft Dynamics czy IFS lub mniejszymi), CRM (np. Salesforce czy Dynamics 365), usługami chmurowymi typu SaaS oraz systemami dziedzinowymi. Ponieważ od lat pracujemy z największymi firmami na rynku, wypracowane przez nas mechanizmy integracyjne są nie tylko łatwe w konfiguracji, ale też bezpieczne, wydajne i skalowalne.
Dlaczego warto wdrożyć
Elektroniczny Obieg Dokumentów
Nie tracisz czasu na powtarzalne czynności
Poprawisz proces zarządzania i organizacji pracy.
Możesz skupić się na właściwym zadaniu
Kontrolujesz terminy swoje i pracowników
Sprawnie współpracujesz z zespołem pracowników
Poprawisz w firmie jakość współpracy śledząc postępy i cele
Automatyzacja ułatwi i przyspieszy innym pracę.
Ułatwisz analizy i sprawozdawczość w firmie
Automatyzacja raportów poprawi przepływ informacji