Obieg dokumentów w przedsiębiorstwie – na czym polega?
Obieg dokumentów w przedsiębiorstwie to stosunkowo złożony proces zakładający zarówno tworzenie, jak i przekazywanie, zatwierdzanie, archiwizowane czy wreszcie wykorzystywanie wspomnianej dokumentacji w ramach działalności firmy. Dokumenty, o których mowa mogą mieć oczywiście różne formy i rodzaje, w tym na przykład umowy, faktury, zamówienia, pisma, raporty, protokoły, wnioski, oferty, itp. Jak zatem łatwo się domyślić, obieg dokumentów jest nieodłącznym elementem funkcjonowania dosłownie każdego przedsiębiorstwa.
Jeszcze do niedawna firmy zmuszone były do korzystania z ręcznego obiegu dokumentacji, a zatem fizycznym (ręcznym) przemieszczaniu dokumentów papierowych między osobami czy też działami zaangażowanymi w dany proces. W związku z powyższym w wielu przedsiębiorstwach codziennością było kopiowanie, drukowanie, podpisywanie, stemplowanie, składanie sortowanie, przechowywanie czy ręczne wyszukiwanie dokumentów w wyznaczonych do tego miejscach. Naturalnie ten sposób zarządzania dokumentacją ma wiele wad i ograniczeń. Jakich konkretnie?
Wady ręcznego obiegu dokumentów
Ręczny obieg dokumentów ma wiele wad, które negatywnie wpływają na działanie przedsiębiorstwa. Oto niektóre z nich:
- Niska wydajność i efektywność – ręczny obieg dokumentów jest czasochłonny, pracochłonny i w sporym stopniu narażony na popełnienie błędu. Pracownicy muszą poświęcać dużo czasu i energii na obsługę dokumentów, co ogranicza ich możliwość skupienia się na zadaniach kluczowych dla firmy. Ponadto, ręczny obieg dokumentów generuje wiele zbędnych kosztów, na przykład związanych z materiałami biurowymi, urządzeniami, przestrzenią czy też utrzymaniem archiwum.
- Niska jakość i niezawodność – ręczny obieg dokumentów jest narażony na ryzyko utraty, uszkodzenia, zniszczenia, kradzieży, podrobienia lub nieautoryzowanego dostępu do dokumentów. Dokumenty papierowe mogą być łatwo zgubione, zniszczone przez czynniki zewnętrzne, skradzione lub zmienione przez osoby nieuprawnione. Ponadto, ręczny obieg dokumentów utrudnia kontrolę nad wersjami, poprawkami i historią dokumentów, co może prowadzić do nieścisłości, nieaktualności i niezgodności z przepisami.
- Niska dostępność i mobilność – ręczny obieg dokumentów ogranicza dostęp do dokumentów tylko do osób i miejsc, w których się one znajdują. Dokumenty papierowe są trudne do udostępniania, przesyłania i odbierania przez różne osoby i lokalizacje. W związku z powyższym opisywany rodzaj obieg dokumentacji w znacznym stopniu utrudnia, a niekiedy nawet uniemożliwia pracę zdalną. To spory problem, zwłaszcza biorąc pod uwagę fakt, że praca zdalna z roku na rok staje się coraz popularniejsza i pożądana w dobie cyfryzacji i globalizacji.
Ręczny obieg dokumentów – droższy, niż myślisz
Ręczny obieg dokumentów jest nieopłacalny, ponieważ generuje wiele kosztów, które można by zaoszczędzić lub zminimalizować dzięki zastosowaniu nowoczesnych technologii. Oto niektóre z tych kosztów:
- Koszty materiałów biurowych – ręczny obieg dokumentów wymaga dużej ilości papieru, tuszu, tonerów, segregatorów, teczek, kopert czy znaczków pocztowych, nie wspominając już o przyborach piśmienniczych różnego typu. Nadmienione materiały nie tylko są drogie, ale też szkodliwe dla środowiska naturalnego. Według badań, przeciętny pracownik biurowy zużywa rocznie około 10 tysięcy arkuszy papieru, co odpowiada wycince 1,2 drzewa.
- Koszty urządzeń – ręczny obieg dokumentów wymaga również posiadania i utrzymywania urządzeń, takich jak drukarki, kserokopiarki, skanery, niszczarki, itp. Sprzęty te są nie tylko są kosztowne w zakupie i eksploatacji, ale też często ulegają awariom i wymagają serwisowania lub wymiany. Ponadto, zajmują dużo miejsca w biurze, co wpływa na ergonomię i komfort pracy.
- Koszty przestrzeni – klasyczny obieg dokumentacji wymaga również zapewnienia odpowiedniej przestrzeni do przechowywania dokumentów papierowych. Dokumenty te muszą być odpowiednio posegregowane, poukładane i zabezpieczone przed uszkodzeniem lub zaginięciem. Przestrzeń ta musi być również dostępna i łatwa do przeszukiwania. To spory problem, zwłaszcza w przypadku firm dysponujących mocno ograniczoną ilością wolnego miejsca.
- Koszty czasu i pracy – jedną z największych wad ręcznego obiegu dokumentów jest duży nakład czasu i pracy ze strony pracowników. Pracownicy muszą poświęcać czas na tworzenie, kopiowanie, drukowanie, podpisywanie, stemplowanie, składanie, sortowanie, przechowywanie i wyszukiwanie dokumentów. Ponadto, muszą również zajmować się przesyłaniem, odbieraniem i sprawdzaniem dokumentów między osobami i działami. Według badań, przeciętny pracownik biurowy spędza około 4 godzin tygodniowo na poszukiwaniu dokumentów, a 7,5% dokumentów papierowych ginie lub zostaje źle zarchiwizowana.
Czemu ręczny obieg dokumentacji – wpływ na pracowników
Wbrew pozorom ręczny obieg dokumentów wpływa nie tylko na funkcjonowanie firmy ale również na… panującą w niej atmosferę. Ten sposób zarządzania dokumentacją może bowiem przyczynić się do wytworzenia złych kontaktów pomiędzy pracownikami, stając się tym samym źródłem wielu problemów, konfliktów i frustracji. Jak to możliwe?
Brak przejrzystości i kontroli – ręczny obieg dokumentacji utrudnia monitorowanie i śledzenie statusu, historii i odpowiedzialności za dokumenty. Nie wiadomo gdzie znajdują się dokumenty, kto je ma, kto je zatwierdził, kto je zmienił, itp. To może prowadzić do niejasności, nieporozumień i podejrzeń między pracownikami, a także do naruszenia zasad i procedur w firmie.
Brak komunikacji i współpracy – klasyczny obieg dokumentacji utrudnia również komunikację i współpracę między pracownikami. Dokumenty papierowe są trudne do udostępniania, przesyłania i odbierania przez różne osoby i lokalizacje. To może powodować opóźnienia, błędy, niezgodności i brak informacji zwrotnej.
Jak usprawnić obieg dokumentacji w firmie?
Jak widać na powyższych przykładach, ręczny obieg dokumentów to proces zarówno pochłaniający spore nakłady pracy i czasu zatrudnionych osób, jak i kosztowny. Dodatkowo może on przyczynić się do powstania konfliktów między pracownikami, a tym samym obniżać komfort codziennej pracy. Właśnie z tego względu warto sięgnąć po narzędzia zapewniające automatyzację opisywanego procesu. Jakie konkretnie?
Obieg dokumentacji w firmie można usprawnić dzięki zastosowaniu nowoczesnych technologii, takich jak systemy workflow. System workflow to rodzaj oprogramowania, które skutecznie automatyzuje i ułatwiają zarządzanie dokumentami i procesami biznesowymi w organizacji. Systemy workflow pozwalają na:
- Tworzenie i edycję dokumentów w formie elektronicznej – systemy workflow umożliwiają tworzenie i edycję dokumentów w formie cyfrowej, bez konieczności drukowania i kopiowania. Dokumenty te mogą być łatwo formatowane, modyfikowane i aktualizowane. Ponadto, systemy workflow zapewniają kontrolę nad wersjami, poprawkami i historią dokumentów, co zwiększa ich niezawodność.
- Przekazywanie i zatwierdzanie dokumentów online – systemy workflow umożliwiają przekazywanie i zatwierdzanie dokumentów online, bez konieczności fizycznego przemieszczania się i składania odręcznego podpisu. Dokumenty te mogą być łatwo udostępniane, przesyłane i odbierane przez różne osoby i lokalizacje. Dodatkowo opisywane programy zapewniają monitorowanie i śledzenie statusu, historii i odpowiedzialności za dokumenty, co zwiększa przejrzystość i podnosi poziom kontroli nad dokumentacją.
- Archiwizowanie i wyszukiwanie dokumentów w bazie danych – systemy workflow umożliwiają archiwizowanie i wyszukiwanie dokumentów w bazie danych, bez konieczności przechowywania i sortowania dokumentów papierowych. Dokumenty te mogą być łatwo zabezpieczone, zindeksowane i sklasyfikowane. Ten typ narzędzi zapewnia dostęp i mobilność dokumentów, co zwiększa ich dostępność i wygodę pracy .
Jakie są korzyści z wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów?
Zamiana ręcznego obiegu dokumentów na automatyczny przynosi wiele korzyści dla przedsiębiorstwa. Oto niektóre z nich:
- Zwiększenie wydajności i efektywności – wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów pozwala na oszczędność czasu i pracy, które można przeznaczyć na wykonywanie innych, ważniejszych dla firmy zadań. Ponadto elektroniczny obieg dokumentów pozwala na redukcję kosztów, na przykład związanych z materiałami biurowymi, urządzeniami, przestrzenią i utrzymaniem archiwum.
- Poprawa jakości i niezawodności – wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów pozwala na zapewnienie bezpieczeństwa i zgodności z aktualnie obowiązującymi przepisami prawnymi. Dodatkowo wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów umożliwia skuteczną eliminację błędów, nieścisłości i nieporozumień, które mogą wynikać z ręcznego zarządzania firmową dokumentacją.
- Podniesienie dostępności i mobilności – zmiana ręcznego obiegu dokumentów na elektroniczny pozwala na łatwy i szybki dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca i urządzenia. Dodatkowo daje ona możliwość wykonywania pracy zdalnej, która jest coraz bardziej popularna i pożądana w dobie cyfryzacji i globalizacji.
Obieg dokumentów w przedsiębiorstwie jest nieodłącznym elementem zarządzania informacją i komunikacji w dosłownie każdej organizacji. Praktykowany dawniej ręczny obieg dokumentów jest jednak sposobem zarządzania posiadającym znaczną ilość wad i wprowadzający spore ograniczenia. Ręczny obieg dokumentów jest nieopłacalny, zawodny i niewygodny. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów za pomocą systemu workflow stanowi zatem nowoczesne i skuteczne rozwiązanie, które pozwala na usprawnienie i ułatwienie zarządzania dokumentami i procesami biznesowymi w organizacji. Zamiana klasycznego sposoby zarządzania dokumentacją na system workflow przynosi wiele korzyści dla przedsiębiorstwa, takich jak zwiększenie wydajności i efektywności, poprawa jakości i niezawodności, podniesienie dostępności i mobilności. Co więcej, inwestycja w system workflow nie tylko przyczyni się do znacznych oszczędności, ale także poprawi komfort pracy i relacje pomiędzy pracownikami.
