Wyobraź sobie, że wróciłeś do pracy po dwutygodniowym urlopie. Zrelaksowany, wypoczęty i pełen energii włączasz komputer, uruchamiasz program pocztowy, a tam czeka na ciebie…prawdziwy zalew e-maili. Zaczynasz przeglądać korespondencję i odpisywać na wiadomości współpracowników, jednak pracę co rusz przerywa dzwonek telefonu. To koledzy z innych działów, proszący o konsultację w sprawie ważnej dokumentacji. Porzucasz przeglądanie maili celem spełnienia prośby, gdy nagle przypomina ci się, że godzinę temu miałeś zajrzeć do działu księgowości. Chwytasz więc za telefon, aby przeprosić za opóźnienie, jednak zanim wybierzesz właściwy numer, telefon znów zaczyna dzwonić. To twój współpracownik, proszący o pomoc w sprawie… Stop! Jeśli powyższy scenariusz nie jest ci obcy, to znaczy, że najwyższa pora zadbać o obieg dokumentów w firmie. W jaki sposób? Sięgając po odpowiedni program system do zarządzania pracą w organizacji.
Praca z systemem do zarządzania procesami
Zarządzanie obiegiem dokumentów w firmie z programem zapewniającym automatyzację procesów biznesowych to rozwiązanie, które sprawdzi się w dosłownie każdym przedsiębiorstwie, bez względu na jego wielkość czy profil działalności. Intuicyjny panel kontrolny zwiększy efektywność i przyspieszy realizację zadań, a automatyczne raporty i powiadomienia przypomną o ważnych terminach pozwalając tym samym w pełni zapanować nad prowadzonymi procesami.
Jak – w praktyce – może wyglądać obieg dokumentów w firmie z wykorzystaniem systemu workflow?
- Tworzenie dokumentu – proces zazwyczaj rozpoczyna się od stworzenia dokumentu. Może to być na przykład wniosek, umowa, faktura czy raport. Wszelkie niezbędne informacje zostają wprowadzone do dokumentu.
- Inicjacja procesu – po stworzeniu dokumentu proces jest inicjowany w systemie workflow. Może to być automatycznie po zapisaniu dokumentu w systemie lub ręcznie przez użytkownika.
- Przypisanie ról i uprawnień – system określa, które osoby lub grupy są odpowiedzialne za kolejne etapy procesu. Mogą to być osoby odpowiedzialne za weryfikację, zatwierdzenie, podpisanie czy ewentualną edycję dokumentu.
- Kolejność kroków – system definiuje kolejność kroków w procesie. Na przykład, jeśli dokument wymaga weryfikacji przez kierownika, to ten krok następuje przed zatwierdzeniem przez dział finansowy.
- Automatyzacja kroków – niektóre kroki mogą być automatyzowane. Na przykład, system może automatycznie przypominać o konieczności podpisania dokumentu (powiadomienie jest kierowane do pracowników wyznaczonych do wspomnianego zadania) lub może przekierowywać dokumenty do następnego kroku po zakończeniu poprzedniego.
- Decyzje i warunki – system workflow może zawierać warunki decyzyjne. Na przykład, jeśli wartość umowy przekracza pewien limit, dokument musi przejść przez dodatkową warstwę zatwierdzeń.
- Powiadomienia i śledzenie – osoby zaangażowane w proces otrzymują powiadomienia o nowych zadaniach do wykonania. Mogą też śledzić postęp procesu i widzieć, który krok jest aktualnie wykonywany.
- Weryfikacja i zatwierdzenie – pracownicy odpowiedzialni za poszczególne etapy procesu weryfikują dokumenty, wprowadzają ewentualne zmiany i zatwierdzają. System może wymagać elektronicznego podpisu lub akceptacji.
- Historia i audyt – każda akcja podczas obiegu dokumentów jest rejestrowana w systemie. To zapewnia historię działań, którą można później przeanalizować w celach audytowych lub optymalizacyjnych.
- Zakończenie procesu – po zatwierdzeniu ostatniego kroku, dokument jest uznawany za przetworzony. Może być automatycznie zarchiwizowany lub przekazany do następnego procesu, na przykład do działu księgowości.
- Raportowanie i analiza – system workflow może generować raporty dotyczące czasu trwania procesu, liczby dokumentów na danym etapie czy ewentualnych opóźnień. To pozwala na monitorowanie i optymalizację procesów w przyszłości.
Simply Mobile+ -rozwiązanie dopasowane do potrzeb Twojego przedsiębiorstwa
W zależności od konkretnych potrzeb firmy i rodzaju dokumentów, procesy workflow mogą być bardziej lub mniej złożone. Kluczowe jest dostosowanie systemu do specyficznych wymagań i procedur organizacji, co ma na celu zwiększenie efektywności, dokładności i kontroli nad obiegiem dokumentów.
Simply Mobile+ to program workflow dopasowany do konkretnych wymagań Twojego przedsiębiorstwa. Proces wdrożenia systemu rozpoczyna się od analizy potrzeb Twojej firmy. Na jej podstawie tworzony jest prototyp rozwiązania. Dopiero po jego zaakceptowaniu ma miejsce zakończenie konfiguracji programu workflow oraz budowy interfejsów z zewnętrznymi systemami (jak np. ERP, CRM etc.). Dzięki temu masz pewność, że rozwiązanie w pełni sprosta specyficznym potrzebom Twojej firmy. Zakończenie tworzenia programu nie oznacza jednak zakończenia współpracy. Kolejnym krokiem na drodze do zwiększenia efektywności twojego biznesu są warsztaty dla Ciebie i Twojego zespołu, podczas których przekazujemy wiedzę i dokumentację. Wszystko to w celu rozpoczęcia testów przed uruchomieniem rozwiązania. Gdy system jest już zbudowany, przetestowany, a zespół przeszkolony, najwyższa pora na uruchomienie produkcyjne (naturalnie przy naszej asyście), a zaraz potem rozpoczęcie kolejnych wdrożeń obejmujących następne, nie zdigitalizowane obszary firmy.
