System obiegu dokumentów – czym jest i do czego służy?
System obiegu dokumentów to to innowacyjne rozwiązanie umożliwiające tworzenie, przekazywanie, zatwierdzanie i archiwizację dokumentów w formie elektronicznej. Dzięki niemu można znacznie usprawnić i przyspieszyć procesy biznesowe, które wymagają wymiany informacji i dokumentacji między różnymi działami lub osobami w firmie.
System obiegu dokumentów opiera się na mechanizmach typu workflow, które definiują kolejność i sposób realizacji zadań związanych z danym dokumentem. Na przykład, gdy do firmy trafia faktura od kontrahenta, system może automatycznie przesłać ją do działu księgowości, gdzie zostanie zarejestrowana i zaksięgowana, a następnie do działu finansowego, w którym nastąpi jej opłacenie. Wszystkie te kroki są monitorowane i zapisywane w systemie, co zapewnia pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów.
Zasada działania systemów obiegu dokumentów
Działanie programów typu workflow można przyrównać do serii kroków. Każdy z poszczególnych kroków może zostać dokonany zarówno przez pracownika, jak i przez sam system (czyli w sposób automatyczny). Program może dodatkowo wskazywać użytkownika wyznaczonego do realizacji danego zlecenia. W ten prosty sposób zwiększa się zarówno przejrzystość, jak i efektywność pracy w zespole.
Warto dodać, że systemy workflow w sposób odczuwalny poprawiają komunikację pomiędzy pracownikami. Spora część narzędzi tego rodzaju pozwala bowiem na dodawanie komentarzy (np. do poszczególnych zadań), a nawet prowadzenie dialogu w czasie rzeczywistym (np. w postaci komunikatora).
Zalety systemów workflow
System obiegu dokumentów ma wiele zalet dla firmy, takich jak:
- oszczędność czasu i pieniędzy – nie trzeba drukować, kopiować, wysyłać ani przechowywać dokumentów papierowych, co zmniejsza koszty i zużycie materiałów biurowych;
- większa wydajność i efektywność pracy – pracownicy mają szybki i łatwy dostęp do potrzebnych dokumentów, nie tracą czasu na ich poszukiwanie, a system automatyzuje i upraszcza niektóre czynności, np. zatwierdzanie, podpisywanie, wysyłanie;
- lepsza jakość i bezpieczeństwo danych – dokumenty elektroniczne są chronione przed utratą, zniszczeniem, kradzieżą czy nieuprawnionym dostępem, a system zapewnia ich spójność, aktualność i zgodność z prawem;
- wyższa jakość realizowanych projektów – jej uzyskanie jest możliwe dzięki lepszej organizacji pracy poszczególnych działów;
- łatwiejsze zarządzanie i raportowanie – system umożliwia śledzenie historii i statusu każdego dokumentu, generowanie raportów i statystyk, a także analizowanie i optymalizowanie procesów biznesowych.
System obiegu dokumentów może być stosowany w różnych obszarach działalności firmy, np. w księgowości, dziale HR, sprzedaży, obsłudze klienta, zarządzaniu projektami czy dziale kontroli jakości. Każda firma powinna dostosować system do swoich potrzeb i specyfiki, a także zapewnić odpowiednie szkolenie i wsparcie dla pracowników, którzy z niego korzystają. System workflow to nowoczesne i praktyczne rozwiązanie, które może znacząco poprawić funkcjonowanie i wyniki firmy. Dzięki niemu można zwiększyć produktywność, poprawić komunikację, zredukować błędy, a także podnieść satysfakcję klientów i pracowników.
KSeF, a workflow – czemu warto zadbać o integrację?
KSeF – czyli Krajowy System e-Faktur – ma stać się rozwiązaniem obowiązkowym dla wszystkich przedsiębiorców od 1 lipca 2024 roku (wyjątkiem są małe i średnie firmy zwolnione z VAT. W ich przypadku KSeF stanie się obligatoryjny od 1 stycznia 2025 r.). Jest to system, który umożliwia wystawianie, przechowywanie i udostępnianie faktur elektronicznych w formie ustrukturyzowanej.
Same faktury ustrukturyzowane posiadają format elektroniczny xml – zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.
Każda e-faktura musi posiadać następujące elementy:
- datę wystawienia;
- numer faktury, który ją identyfikuje,
- nazwę podatnika bądź jego imię i nazwisko,
- nazwę nabywcy towarów lub usług,
- numer identyfikacyjny podatnika,
- numer identyfikacyjny nabywcy towarów lub usług,
- adres podatnika,
- adres nabywcy,
- datę dokonania albo zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi,
- nazwę towaru lub rodzaj usługi,
- cenę jednostkową netto,
- kwotę upustów i obniżek cen,
- stawkę podatku,
- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto (z uwzględnieniem podziału na kwoty dotyczące poszczególnych stawek),
- kwotę należności ogółem.
Aby korzystać z KSeF, a tym samym wystawiać za jego pomocą nadmienione e-faktury, trzeba zintegrować swój system księgowy z platformą rządową za pomocą interfejsu API.
Integracja z KSeF ma wiele zalet dla firmy, takich jak:
- lepsza jakość i bezpieczeństwo danych – faktury elektroniczne są chronione przed utratą, zniszczeniem, kradzieżą czy nieuprawnionym dostępem, a system zapewnia ich spójność, aktualność i zgodność z prawem;
- łatwiejsze zarządzanie i raportowanie – system umożliwia śledzenie historii i statusu każdego dokumentu, generowanie raportów i statystyk, a także analizowanie i optymalizowanie procesów biznesowych.
- zwiększone bezpieczeństwo – zintegrowany system zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa, niezawodność i zgodność z obowiązującymi przepisami.
- brak konieczności przechowywania faktur – firmy korzystające z systemu KseF nie muszą przechowywać i archiwizować faktur (za wyjątkiem sytuacji, gdy okres przedawnienia zobowiązania podatkowego wynosi ponad 10 lat, gdyż właśnie przez 10 lat e-faktury są przechowywane przez KSeF).
Poza tym przedsiębiorcy korzystający z KSeF są zwolnieni z obowiązku udostępniania faktur na żądanie organu podczas kontroli (JPK_FA).
Zanim KSeF stanie się obowiązkowy, firmy mają czas na przygotowanie się do integracji i przeszkolenie pracowników. Nie warto zwlekać z tym procesem, ponieważ może on trwać nawet kilka miesięcy. Decydując się już teraz na nowoczesne rozwiązania, wiele przedsiębiorstw może zacząć czerpać korzyści z automatyzacji procesu i szybszego zwrotu podatku.
