Czym jest i do czego służy Krajowy System e-Faktur?
Krajowy System e-Faktur (w skrócie KSeF) to platforma teleinformatyczna Ministerstwa Finansów, stworzona z myślą o wystawianiu, udostępnianiu i otrzymywaniu e-faktur drogą elektroniczną. E-faktury to faktury ustrukturyzowane, które w polskim systemie gospodarczym traktowane są na równi z fakturami tradycyjnymi tj. papierowymi oraz fakturami elektronicznymi. Poza wymienionymi powyżej czynnościami, system KSeF posiada również inne funkcjonalności. Mowa między innymi o:
- Nadawaniu, zmianie lub odbieraniu uprawnień do korzystania z platformy teleinformatycznej MF, jak również o informowaniu o nadmienionych uprawnieniach i ich sprawdzaniu,
- Wystawianiu, otrzymywaniu oraz przechowywaniu przez okres 10 lat faktur ustrukturyzowanych tj. e-faktur,
- Oznaczaniu faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym wybraną fakturę w KSeF,
- Dokonywaniu analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych,
- Informowaniu o wystawieniu faktury ustrukturyzowanej, odrzuceniu faktury lub braku możliwości jej wystawienia ze względu na niedostępność platformy KSeF.
Kogo dotyczy system KSeF?
Począwszy od 1 stycznia 2022 r. z platformy KSeF mogą korzystać:
- Podmioty zarejestrowane jako czynni podatnicy podatku VAT,
- Przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT,
- Podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, będący w posiadaniu polskiego identyfikatora podatkowego NIP.
Choć aktualnie użytkowanie systemu KSeF jest dobrowolne, to jednak docelowo narzędzie zyska postać obligatoryjną. Zgodnie z najnowszym stanowiskiem Ministerstwa Finansów, obowiązek korzystania z opisywanego narzędzia zacznie obowiązywać już od 1 lipca 2024 roku. Oznacza to, iż wraz z początkiem lipca 2024 roku każda z wymienionych powyżej grup podatników, będzie zobowiązana do korzystania z KSeF.
Dlaczego warto korzystać z KSeF?
Użytkowanie systemu KSeF niesie ze sobą szereg korzyści, takich jak między innymi:
- Łatwiejsza i szybsza analityka faktur. Każda e-faktura posiada ten sam szablon, dzięki czemu jest ona nie tylko czytelna ale również łatwa do porównania.
- Oszczędność miejsca. Wszystkie e-faktury przechowywane są w systemie KSeF, w związku z czym przedsiębiorca zwolniony jest z konieczności ich przechowywania (za wyjątkiem dokumentacji, której okres przedawnienia zobowiązania podatkowego jest dłuższy, niż 10 lat).
- Gwarancja autentyczności pochodzenia i integralności treści e-faktury. Elementy te nie podlegają ocenie organu podatkowego (gdyż wynikają one z obowiązujących przepisów).
- Brak obowiązku udostępniania faktur na żądanie organu podczas kontroli (JPK_FA). Z uwagi na fakt, iż informacje przekazywane na fakturach ustrukturyzowanych są zbieżne z tymi, których organ finansowy może wymagać w ramach struktury JPK_FA (składanej na żądanie).
- Szybszy zwrot podatku VAT. Przedsiębiorcy wystawiający e-faktury, mają możliwość ubiegania się o szybszy zwrot podatku VAT – w ciągu 40 dni, nie zaś 60 dni.
Czym jest faktura ustrukturyzowana?
Faktury ustrukturyzowane – czyli e-faktury – wystawiane za pomocą systemu KSeF, stanowią rodzaj faktur elektronicznych zawierających wskazane w przepisach informacje. Art. 106e ustawy o VAT (Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług) normujący funkcjonowanie e-faktur dotyczy ich formy oraz formatu elektronicznego (xml – zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP), który pozwala na odczytanie faktury ustrukturyzowanej oraz przetwarzanie danych.
Program do e-faktur od Simply Mobile Plus
Aplikacja do obsługi faktur ustrukturyzowanych Simply Mobile Plus to narzędzie, które zostało zintegrowane z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Dzięki Simply Mobile Plus z łatwością pobierzesz i przetworzysz dane z dowolnie wskazanych źródeł. To jednak nie wszystko! Dodatkowo aplikacja została wyposażona w szereg użytecznych funkcjonalności, takich jak między innymi:
- Możliwość podglądu danych,
- Weryfikacja poprawności kolejnych kroków,
- Możliwość pobierania danych z dowolnych źródeł, ich przetwarzania, jak również eksportu danych do Ms Excel
- Możliwość wygenerowania dokumentu w oczekiwanym formacie XML,
- Wysyłka dokumentu na wskazany portal wraz z pobraniem statusu wysyłki oraz UPO.
Dzięki Simply Mobile Plus zyskasz pełną kontrolę nad całym procesem wysyłki. Aplikacja rejestruje każdy etap procesu przygotowania deklaracji/raportu. Gwarantuje także kompletną archiwizację danych wraz z historią wprowadzanych zmian. Co istotne to fakt, że system obiegu faktur Simply Mobile Plus został stworzony na rozwijanej od kilkunastu lat platformie. Umożliwia ona precyzyjną obsługę dowolnych procesów integracyjnych wymiany danych.
Simply Mobile Plus z powodzeniem integruje się z systemami:
- ERP (np. SAP, Microsoft Dynamics czy IFS lub mniejszymi),
- CRM (np. Salesforce czy Dynamics 365),
- Usługami chmurowymi typu SaaS,
- Systemami dziedzinowymi.
Co więcej, zastosowany mechanizm integracyjny jest zarówno prosty w konfiguracji, jak i bezpieczny, wydajny oraz skalowany.
