Systemy workflow to narzędzia, które pomagają zarządzać i automatyzować procesy biznesowe w organizacjach. Programy tego rodzaju pomagają pracownikom wykonywać swoją pracę w sposób zdecydowanie wydajniejszy, niezależnie od tego, czy chodzi o produkcję danego artykułu, świadczenie usługi, przetwarzanie informacji czy też inny rodzaj działalności.
Jak działa system typu workflow?
Mówiąc w dużym uproszczeniu, działanie systemów typu workflow składa się z serii kroków, które prowadzą od początku do końca procesu. Każdy krok może być wykonany przez pracownika (posiadającego uprawnienia do wykonywania danej czynności) bądź też w sposób automatyczny. System workflow wskazuje, kto powinien wykonać zadanie lub zatwierdzić dokument, zwiększając widoczność i efektywność pracy w zespołach.
Sposób funkcjonowania opisywanych systemów można łatwo zobrazować za pomocą schematu blokowego. Program pokazuje kolejność i warunki wykonywania poszczególnych kroków, pomaga lepiej zrozumieć i zoptymalizować proces, a także umożliwia jego częściową lub całkowitą automatyzację.
Narzędzie typu workflow vs. Klasyczny obieg dokumentów
Jeśli obieg dokumentów w twojej firmie w dalszym ciągu odbywa się w sposób tradycyjny, przy wykorzystaniu dokumentacji w postaci papierowej, to najwyższa pora to zmienić. Na czym polega przewaga systemów automatycznego obiegu dokumentów nad techniką klasyczną?
System workflow jest lepszy od klasycznego obiegu dokumentów, ponieważ:
- Przyspiesza i upraszcza procesy biznesowe, eliminując zbędne kroki, opóźnienia i błędy.
- Zwiększa produktywność i jakość pracy, poprawiając komunikację, współpracę i kontrolę nad zadaniami.
- Oszczędza koszty i zasoby, redukując zużycie papieru, tuszu, energii i miejsca.
- Poprawia bezpieczeństwo i dostępność danych, zapewniając ich ochronę, archiwizację i łatwe wyszukiwanie.
- Umożliwia monitorowanie i analizę wyników, generując raporty, statystyki i wskaźniki.
- Wspiera innowację i doskonalenie, umożliwiając elastyczne dostosowanie i modyfikację procesów.
System workflow to nowoczesne i efektywne rozwiązanie dla każdej organizacji, która chce poprawić swoją konkurencyjność i zadowolenie klientów oraz pracowników. Mówiąc wprost; system workflow to przyszłość zarządzania dokumentami w firmie.
Program workflow – co potrafi?
Istnieje wiele rodzajów systemów workflow, które można dostosować do indywidualnych celów i potrzeb danego przedsiębiorstwa. Narzędzia tego rodzaju mogą być pomocne na przykład w kwestii:
Zatwierdzania zamówień – system workflow może ułatwić proces zatwierdzania zamówień od klientów, sprawdzając ich poprawność, dostępność produktów, warunki płatności i wysyłki. Narzędzie może również wysyłać powiadomienia do odpowiednich osób lub działów, takich jak sprzedaż, magazyn, księgowość lub logistyka, aby mogły podjąć odpowiednie działania.
Zatwierdzanie wniosku o urlop – system workflow może usprawnić proces zatwierdzania wniosków o urlop od pracowników, sprawdzając ich uprawnienia, harmonogramy, zasoby i priorytety. Dodatkowo program może również informować pracowników o statusie ich wniosków, a także aktualizować ich kalendarze i rejestr czasu pracy.
Przetwarzanie płatności faktury – program może zautomatyzować proces przetwarzania płatności faktur od dostawców lub do klientów, sprawdzając ich zgodność, terminowość i dokładność. Może również generować potwierdzenia, raporty i przypomnienia o płatnościach.
Zatrudnienie pracownika – odpowiednio dostosowany program może z powodzeniem wspierać proces zatrudniania nowych pracowników, zarządzając rekrutacją, selekcją, ofertami pracy, umowami, szkoleniami i integracją, a nawet śledzić postępy i wyniki kandydatów oraz pracowników.
Wnioskowanie o część zamienną – system workflow może ułatwić proces wnioskowania o część zamienną do naprawy lub wymiany sprzętu lub maszyny, w tym sprawdzać dostępność części, koszt i czas realizacji zamówienia, a także koordynować wysyłkę, odbiór i instalację części.
To tylko niektóre z wielu możliwości, jakie daje narzędzie typu workflow. W praktyce programy tego rodzaju mogą pomóc w automatyzacji niemalże każdego procesu, niezależnie od branży, w jakiej działa dane przedsiębiorstwo.
Zalety automatyzacji procesów biznesowych
Systemy workflow to programy, dzięki którym organizacje są w stanie nie tylko osiągnąć zamierzone cele i uzyskać lepsze wyniki biznesowe, ale także przyczynić się do poprawy komunikacji między pracownikami czy też wpłynąć na polepszenie opinii na temat przedsiębiorstwa w oczach jego klientów. Poza tym dzięki automatyzacji procesów biznesowych firmy wzrasta m.in.:
- Zadowolenie klientów – systemy elektronicznego obiegu dokumentów pozwalają na szybsze i łatwiejsze realizowanie zamówień, wniosków i zapytań od klientów, zwiększając ich satysfakcję i lojalność .
- Zadowolenie pracowników – programy workflow ułatwiają pracownikom wykonywanie swoich obowiązków, zapewniając im jasne instrukcje i wskazując na terminy realizacji danych zadań. Wpływa to na zmniejszenie stresu i redukcję frustracji wynikających z chaosu, niejasności i braku potrzebnych informacji .
- Zgodność z przepisami – automatyzacja procesów biznesowych pomaga organizacjom spełniać wymagania prawne i regulacyjne, zapewniając ścisłą kontrolę nad procesami i dokumentami . Poza tym zdecydowanie ułatwia audytowanie i weryfikowanie zgodności.
- Przewaga konkurencyjna – programy workflow pomagają organizacjom poprawić swoją wydajność i jakość pracy, dając im przewagę nad konkurencją . Poza tym pomagają w dostosowywaniu się do zmiennych potrzeb rynku oraz wymagań klientów.
