Szukasz sposobu na łatwe i szybkie zarządzanie powtarzalnymi procesami i zadaniami, które zachodzą w twojej firmie? Jeśli tak, to postaw na program do automatyzacji obiegu dokumentów czyli system workflow. To sprytne i użyteczne narzędzie, które pomoże ci osiągnąć założone cele poprzez łączenie odpowiednich pracowników z odpowiednimi zadaniami we wskazanym czasie. A to dopiero początek! W praktyce bowiem narzędzia tego typu nie tylko usprawniają pracę, ale również wpływają na zwiększenie jakości i bezpieczeństwa, jak również monitorowanie i analizowanie otrzymywanych wyników.
Jak działa system workflow?
W dużym uproszczeniu można przyjąć, iż działanie programów typu workflow składa się z trzech etapów: planowania, wykonywania i kontroli wyników.
Etap planowania:
- Generowanie i zbieranie informacji
- Przyjmowanie i weryfikacja żądań
- Priorytetyzacja i alokacja zasobów
Etap wykonywania:
- Rozwój i sprawdzanie
- Śledzenie postępu
Etap kontroli wyników:
- Zatwierdzanie
- Raportowanie
Należy dodać, iż system workflow może być stosowany zarówno do projektów jednorazowych, jak i do procesów cyklicznych lub stałych (w zależności do potrzeb danego przedsiębiorstwa).
Dlaczego system workflow jest lepszy, niż papierowy obieg dokumentów?
Automatyzacja procesów biznesowych za pomocą systemu workflow to sposób na zwiększenie efektywności, jakości i bezpieczeństwa pracy w organizacji. Program typu workflow pozwala na zaprojektowanie i wykonanie złożonych procesów, które obejmują różne działania i osoby. Dzięki temu można usunąć zbędne lub powtarzalne zadania, zmniejszyć ryzyko błędów ludzkich, monitorować postęp i wyniki, a także dostosowywać się do zmian zachodzących w otoczeniu biznesowym.
W porównaniu z papierowym obiegiem dokumentów, system workflow ma wiele zalet. Przede wszystkim umożliwia oszczędność czasu i kosztów związanych z drukowaniem, kopiowaniem, wysyłaniem i przechowywaniem dokumentów. Ponadto zapewnia lepszą organizację i dostępność informacji, ponieważ wszystkie dokumenty są przechowywane w elektronicznej postaci w jednym miejscu, z uwzględnieniem odpowiednich uprawnień i zabezpieczeń. Programy do automatyzacji procesów biznesowych ułatwiają, a nawet poprawiają współpracę między pracownikami, klientami i partnerami biznesowymi, ponieważ pozwalają na szybką i łatwą wymianę danych i opinii. Dodatkowo opisywane narzędzia przyczyniają się do ciągłego doskonalenia procesów biznesowych poprzez analizę danych, raportowanie i optymalizację.
Automatyzacja procesów biznesowych za pomocą systemu workflow jest lepsza, niż papierowy obieg dokumentów, ponieważ przynosi wiele korzyści dla organizacji pod względem wydajności, jakości i bezpieczeństwa pracy. System workflow jest nowoczesnym i elastycznym narzędziem, które pozwala na dostosowanie się do zmieniających się potrzeb i oczekiwań rynku.
Jakie firmy powinny zaopatrzyć się w system workflow?
Odpowiedź na tak postawione pytanie zależy od wielu czynników, takich jak rodzaj i skala działalności, specyfika procesów, potrzeby i oczekiwania klientów, a także cele strategiczne firmy. Niemniej istnieje kilka typów firm, dla których system workflow może okazać się szczególnie przydatny:
- Firmy zajmujące się realizacją projektów – system workflow pozwala na łatwe planowanie i zarządzanie zadaniami w ramach projektów, a także śledzenie postępów i wyników. Dodatkowo narzędzie ułatwia komunikację i współpracę między członkami zespołów projektowych, a także z klientami i partnerami biznesowymi. Przykładami takich firm mogą być agencje reklamowe, kreatywne lub interaktywne, firmy doradcze lub konsultingowe, firmy budowlane lub architektoniczne, itp.
- Firmy posiadające złożone procesy biznesowe – program typu workflow pozwala na automatyzację i optymalizację procesów, które wymagają wielu kroków, warunków i decyzji. Zapewnia również lepszą kontrolę nad jakością i bezpieczeństwem procesów, a także redukuje ryzyko błędów ludzkich lub opóźnień. Przykładami takich firm mogą być banki, ubezpieczyciele, firmy logistyczne lub transportowe, firmy produkcyjne lub przemysłowe, itp.
- Firmy działające w dynamicznym otoczeniu biznesowym – w przypadku przedsiębiorstw funkcjonujących we wciąż zmieniającym się otoczeniu biznesowym, sprawą priorytetową jest szybkie dostosowywanie się do zmian mających miejsce na rynku, a także do potrzeb i oczekiwań klientów, do nowych technologii lub regulacji prawnych. Łatwe i szybkie dopasowanie się do wymienionych powyżej czynników zapewni właściwie dobrany system workflow. Należy dodać, że ten rodzaj narzędzi umożliwia również łatwe wprowadzanie innowacji i testowanie nowych pomysłów lub rozwiązań. Przykładami takich firm mogą być start-upy, firmy technologiczne lub internetowe, firmy zajmujące się badaniami i rozwojem, itp.
System workflow to narzędzie, które może pomóc wielu firmom w poprawie efektywności i jakości pracy. Aby jednak tak się stało, narzędzi musi być dostosowane do indywidualnych potrzeb danego przedsiębiorstwa. Właśnie dlatego warto dokładnie przeanalizować swoją sytuację biznesową i wybrać system workflow, który ułatwi i przyspieszy osiąganie założonych celów biznesowych.
